INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO EUROPEO 679/2016 E CONSENSO
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento europeo (UE) 2016/679 (di seguito GDPR), e in relazione ai dati personali di cui lo Studio entrerà nella disponibilità con l’affidamento della Sua pratica, Le comunichiamo quanto segue:
Titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati personali
Titolare del trattamento è la ________________________ SRL rappresentata dall’Amministratore Unico _______________________ (di seguito indicato anche come “società”) con domicilio eletto in via __________________________ a Roma. Il Titolare può essere contattato mediante e-mail all’indirizzo pec ___________________________________ o al seguente recapito telefonico +39 _____________________.
Finalità del trattamento dei dati
Il trattamento è finalizzato alla corretta e completa esecuzione degli obblighi e del rapporto di cliente/fornitore con lei instaurato. I suoi dati saranno pertanto trattati al fine di:
- adempiere all’obbligo di pagamento delle fatture o ricevute fiscali pervenute;
- adempiere agli obblighi previsti in ambito fiscale/contabile mediante intermediario abilitato;
- rispettare gli obblighi incombenti sulla società e previsti dalla normativa vigente.
I dati personali potranno essere trattati a mezzo sia di archivi cartacei che informatici (ivi compresi dispositivi portatili) e trattati con modalità strettamente necessarie a far fronte alle finalità sopra indicate.
Base giuridica del trattamento
La società tratta i Suoi dati personali lecitamente, laddove il trattamento:
- sia necessario per adempiere un obbligo legale incombente sulla società;
- sia basato sull’assolvimento delle pratiche e degli obblighi contabili, fiscali e tributari
Conseguenze della mancata comunicazione dei dati personali
Con riguardo ai dati personali relativi all’esecuzione del contratto di cui Lei è parte o relativi all’adempimento ad un obbligo normativo (ad esempio gli adempimenti legati alla tenuta delle scritture contabili e fiscali), la mancata comunicazione dei dati personali impedisce il perfezionarsi del rapporto contrattuale stesso.
Conservazione dei dati
I Suoi dati personali, oggetto di trattamento per le finalità sopra indicate, saranno conservati per il periodo di durata del contratto e, successivamente, per il tempo in cui la società sia soggetto a obblighi di conservazione per finalità fiscali o per altre finalità, previsti da norme di legge o regolamento.
Comunicazione dei dati
I Suoi dati personali potranno essere comunicati a:
1. studi legali o altri consulenti e commercialisti che eroghino prestazioni funzionali ai fini sopra indicati;
2. collaboratori e dipendenti incaricati all’esecuzione dell’incarico professionale coadiuvati e di fiducia del titolare del trattamento;
3. società di tecnici altamente specializzati per la gestione, assistenza, controllo e sicurezza dei server informatici;
4. istituti bancari e assicurativi che eroghino prestazioni funzionali ai fini sopra indicati;
5. soggetti che elaborano i dati in esecuzione di specifici obblighi di legge (ad esempio CAF);
6. Autorità giudiziarie o amministrative, per l’adempimento degli obblighi di legge.
La società utilizza i soli dati necessari all’esecuzione di quanto anzidetto (secondo il principio di minimizzazione dei dati) mediante programma gestionale contabilità/paghe con piattaforma in Cloud.
Profilazione e Diffusione dei dati
I Suoi dati personali non sono soggetti a diffusione né ad alcun processo decisionale interamente automatizzato, ivi compresa la profilazione.
Diritti dell’interessato
Tra i diritti a Lei riconosciuti dal GDPR rientrano quelli di:
- chiedere alla società l’accesso ai Suoi dati personali ed alle informazioni relative agli stessi; la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti; la cancellazione dei dati personali che La riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo); la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del GDPR);
- richiedere ed ottenere dalla società – nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati – i Suoi dati personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare tali dati ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali);
- opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Suoi dati personali al ricorrere di situazioni particolari che La riguardano;
- revocare il consenso in qualsiasi momento, limitatamente alle ipotesi in cui il trattamento sia basato sul Suo consenso per una o più specifiche finalità e riguardi dati personali comuni (ad esempio data e luogo di nascita o luogo di residenza), oppure particolari categorie di dati (ad esempio dati che rivelano la Sua origine razziale, le Sue opinioni politiche, le Sue convinzioni religiose, lo stato di salute). Il trattamento basato sul consenso ed effettuato antecedentemente alla revoca dello stesso conserva, comunque, la sua liceità;
- proporre reclamo a un’autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali – www.garanteprivacy.it).
Misure di sicurezza
La società ha messo in atto misure di sicurezza per la tutela dei dati sensibili dei clienti:
- Sistema di allarme con videosorveglianza;
- Sistemi di sicurezza informatici quali antivirus con antispyware, e gestione/controllo dei server da parte di società di tecnici altamente specializzata, ecc.;
- Doppio sistema di backup dei dati: giornaliero e settimanale;
- Codici crittografati per celare l’identità dei clienti/fornitori;
- Terminali con password personale periodicamente modificata;
- Gestionale di contabilità ed elaborazione cedolini paga con password personale periodicamente modificata;
- Archiviazione dei dati sensibili cartacei in scaffalature non accessibili da parte di terzi, identificati con codici crittografici non individuabili.
Io sottoscritto/a ____________________________________________ C.F.__________________________
in qualità di legale rappresentante della ___________________________________ C.F. / P.IVA _________________ anche, ove sussistano, in vece dei titolari effettivi, esecutori e soci dell’azienda.
acconsente a che la società ponga in essere le attività sopra descritte per le quali il consenso rappresenti la base giuridica del trattamento e, per tale motivo,
¨ Presta il consenso
¨ Nega il consenso
LUOGO, ____________________
__________________________________